Gde nestaje vaša zarada?

„Dokazi ne lažu!“ često čujemo u takozvanim kriminalističkim serijama. Evo tragova u našem slučaju: obim stomatoloških usluga koje pružamo redovno varira. Naplata je klimava. Raspored zakazanih pacijenata ili je prepun ili je prazan. Čišćenje zuba je relativno često, ali lekari i dalje pola vremena u ordinaciji provode sedeći i čekajući, a pola čisteći i polirajući zube. Svi ovi upečatljivi detalji iz stomatološke prakse, iako na prvi pogled nepovezani, ipak predstavljaju neoborive dokaze – „pištolj koji se dimi“, „otiske prstiju“, „DNK počinioca zločina“ – na mestu zločina, u ordinaciji, u kojoj je žrtva naše istrage ZARADA STOMATOLOŠKE PRAKSE.

Vi sami najbolje znate kako vam se naježi koža i podigne kosa na glavi kad pogledate svoje finansijske izveštaje koji vam govore da nešto nije u redu. Ili kako vas oblije hladan znoj kada shvatite da ovog meseca nećete moći sebi da isplatite neto zaradu. U vašim knjigama i obračunima ima toliko minusa da sve to zahteva ozbiljnu istragu!

Standard za stomatološke ordinacije na zapadu je da se režijski troškovi poslovanja pokrivaju sa oko 55% naplaćenih usluga. Ako je slučaj da vaši troškovi iznose 60% ili 65% naplate, verovatno nećete morati da iskažete gubitak u završnom računu. Ali ako izdvajate i veći iznos za pokriće troškova, sigurno vam nije lako. Neke ordinacije troše i 80% naplaćenog iznosa mesečno za pokriće troškova poslovanja. To znači da je njihova bruto zarada svega 20 centi od svakog zarađenog dolara. E, to je kriminal i protiv toga se borimo!

Prvi korak je identifikovati i staviti pod kontrolu faktore koji umanjuju našu zaradu pomoću nekoliko finansijskih pravila. Isplanirajte vaš mesečni budžet sa ciljem da ne premašite sledeće ciljne iznose:

-Potrošni materijal do 5% mesečnog prometa
-Kancelarijski materijal do 2%
-Zakup poslovnog prostora do 5%
-Troškovi laboratorije do 10%
-Bruto zarade zaposlenih do 23%
-Razni troškovi do 10%

Iako postoje različiti faktori koji utiču na visinu opštih troškova poslovanja, prvo obratite pažnju na najčešće uzroke: visoke cene pojedinih stavki, velike varijacije u mesečnom prometu i slaba naplata.

Da li još uvek plaćate danak odlukama iz vremena kada je sve išlo kako treba?

Jedan verovatan uzrok vaših visokih mesečnih troškova je iznos zakupa koji može biti i veći od 5% vaše mesečne naplate. Za vas postoji alibi i objašnjenje, ali videćemo tokom istrage da li su vaši razlozi dovoljno dobro zasnovani. Možda je vaša verzija priče ta da ste se, ne tako davno, preselili u prelepi novi poslovni prostor za koji ste bili apsolutno sigurni da će se dopadati vašim pacijentima. U to vreme, tačnije pre nastupanja svetske ekonomske krize, ubedili ste sami sebe kako će i mali rast prometa pokriti vaše povećane troškove. Uporedili ste brojke i odradili kalkulaciju, i to je sve izgledalo vrlo dobro, bar kako ste vi tada na to gledali. Razmišljali ste da jednostavno treba da se upustite u to, da je došlo vreme, da je sad- ili nikad. Nažalost, sada biste voleli da se to nikad nije desilo.

Mnogi lekari ubeđuju sami sebe da ako ordinacija izgleda lepo i ako se nalazi na dobroj lokaciji, to znači da će lako moći da povećaju promet. Oni pritom uopšte ne ispitaju detaljno sve okolnosti vezane za kraj grada koji su odabrali. Najgore od svega je što uopšte ne uzimaju u obzir parametar koji određuje da trošak zakupa ne sme premašiti 5% prometa.

Uzmimo na primer da je mesečni promet ordinacije 25.000 dolara. Od toga se odmah naplati 21.000 dolara, a plan je da se ordinacija preseli u nove prostorije za koje će zakup iznositi 2.500 dolara mesečno, što je za 1.450 dolara više nego što sada plaća. Vlasnik pravda svoju odluku time da će, ako mesečno uradi nekoliko krunica više, otplatiti razliku i da nema problema. Kad bi to bilo tako jednostavno.

Sa troškom zakupa od 2.500 dolara mesečno, ordinacija treba da napravi mesečni promet od skromnih 50.000 dolara da bi se uklopila u 5% mesečnog budžeta namenjenog zakupu. To znači da vlasnik treba da naplati ogroman iznos od najmanje 29.000 dolara više nego do sada, kako bi mogao da pokrije slatku malu razliku od „samo“ 1.450 dolara doplate za troškove zakupa. Zvuči kao pljačka?

Takođe nema nikakve garancije da će veći i lepši prostor doneti nove pacijente, posebno kad vremena postanu teška ... osim ako ne razradite plan kako da privučete nove pacijente i najvažnije od svega – kako da zadržite pacijente koje već imate.

Ako ste čitajući ovaj tekst već otpisali svoju zaradu za narednih 30 godina ili više, ipak razmislite o tome da izdate deo prostora u podzakup drugom stomatologu. Konsultujte se sa svojim advokatom o zakonskoj regulativi, pa dogovorite sa svojim podzakupcem plaćanje određenog fiksnog mesečnog iznosa ili procenta od njegovog prometa. Dogovorite takođe da li podzakupac dovodi svoje osoblje i premešta svoje telefonske linije, kao i koje će biti njegovo radno vreme. Ali nije dovoljno da samo od njega uzmete novac za deo zakupa. Novi kolega sada postaje neodvojiv deo vaše ordinacije. Budite sigurni u to da je sama osoba koju primate u podzakup, kao i njena/njegova praksa u skladu sa vašim standardima, te da će imati pozitivan uticaj i na vašu praksu. Osim toga, redovno se informišite o bankarskim kamatama, uslovima i proizvodima, u kriznim vremenima možete dobiti odličnu ponudu za kredit za refinansiranje.

Oni se ne pojave u zakazano vreme, a vi ste na gubitku

Da li ste spremni da svesno dozvolite nekome da vam ukrade 40.000 dolara? Logičan odgovor je „Naravno da ne!“ Dobro, samo objasnite zašto dozvoljavate pacijentima koji se ne pojave ili koji u zadnjem momentu otkažu da vam oduzmu najmanje toliko na godišnjem nivou.

Otkazivanja pacijenata su prokletstvo svake ordinacije i u velikoj meri ugrožavaju vašu zaradu. Svakako nećete moći u potpunosti da izađete na kraj sa otkazivanjima ili nepojavljivanjem pacijenata, ali možete da preduzmete korake koji će dugoročno umanjiti uticaj ovog faktora na smanjenje vaše zarade. Najlakši i najefikasniji način za to je potvrđivanje svih zakazanih termina. To je i najjeftiniji metod kojim obezbeđujete da pacijenti budu na stolici u predviđeno vreme. Evo preporuka kako da to postignete:

Napravite pravilnik – Neka pravilnik ne bude duži od jedne strane i neka sadrži vašu odluku i pravila u vezi sa otkazivanjem. Obezbedite da svi vaši postojeći i novi pacijenti budu redovno informisani o tome.

Obučite osoblje – Odredite osobu zaduženu za potvrđivanje zakazanih termina i obučite je. Telefonski pozivi pacijentima od strane vaše ordinacije treba da imaju lični pečat i ne bi trebalo da se odrađuju rutinski. Ovaj poziv treba da istakne značaj brige za oralno zdravlje pacijenta. Pri tom, jednako je važno kako vi procenjujete pacijenta, koliko je i za samog pacijenta važan zakazani termin. Mora se obratiti pažnja na izbor reči tokom potvrđivanja termina sa pacijentima. Upotreba reči kao što su „rutinski“, „redovan“, pa čak i reči „čišćenje“, može kod pacijenta da stvori sliku kako njegova poseta ordinaciji u zakazanom terminu i nije toliko neophodna ili važna. Dodatno treba obratiti pažnju na to da se tokom razgovora pacijent ne motiviše na otkazivanje. Na primer, ako kažete „Gospođo Džouns, ovde je Meri iz ordinacije doktora Vilera. Samo zovem da proverim da li ste planirali da dođete kod nas sutra u zakazano vreme?“, takav pristup daje pacijentu otvorenu odstupnicu za otkazivanje u poslednjem trenutku. U stvari, to čak i zvuči kao da se osoba koja poziva nada da će pacijent otkazati. Umesto toga, koristite potvrđujući ton i naglasite značaj ovog termina i činjenicu da lekar pacijenta očekuje u zakazano vreme.

Lično obraćanje – Obratite se pacijentu lično, dva dana unapred u odnosu na zakazani termin i oduprite se porivu da ostavite poruku. Ako samo ostavite poruku, termin se ne može smatrati potvrđenim sve dok ordinacija ne stupi u kontakt sa pacijentom lično. Da biste izbegli nepotrebno telefoniranje, tražite od pacijenta broj fiksnog telefona na koji ga možete dobiti tokom radnog vremena, kao i broj mobilnog telefona. Po potrebi, odredite vreme nakon vašeg radnog vremena u kojem će koordinator telefonirati na kućni broj telefona onim pacijentima koji nisu dostupni tokom dana.

Elektronska pošta - Ispitajte mogućnosti koje provajderi u vašem gradu nude za slanje e-mail poruka ili SMS poruka pacijentima po utvrđenom rasporedu. Danas, kada su svi prezauzeti, ali stalno umreženi, moguće je da će pacijenti biti spremniji da odmah odgovore na SMS poruku ili e-mail poruku, a toga mnogi lekari nisu svesni.

Budite jasni – Kada zakazujete, odredite dan, datum, zakazano vreme i predviđenu dužinu trajanja termina. „Gospođo Smit, Vaš termin od oko 45 minuta zakazan je za utorak, 28. april u 9:50. Ako niste u mogućnosti da dođete u zakazano vreme, molimo Vas da nas o tome obavestite najmanje dva dana unapred da biste drugim pacijentima omogućili da ih doktor primi u to vreme“.

Vodite beleške – Budite spremni da popunite praznine u rasporedu ako se otkazivanja ipak dogode. Pitajte pacijente da li im odgovaraju eventualni raniji termini ukoliko se oslobode. Vodite listu čekanja za ove pacijente koji su spremni za pomeranje termina da biste mogli brzo da popunite prazne termine u rasporedu. Takođe, vodite evidenciju pacijenata koji su otkazali, koji se nisu pojavili ili koji ne zakazuju ponovo nakon otkazivanja i kontaktirajte ih. Nazovite one koji se nisu pojavili u roku od 10 minuta nakon zakazanog vremena. Naglasite vašu brigu zbog toga što se nisu pojavili. „Gospodine Smit, ovde je Džejn iz ordinacije doktora Karola. Očekivali smo vas danas u tri posle podne, u zakazanom terminu, pa brinemo jer se niste javili. Da li je sve u redu?“

Ne dozvolite da vam oni koji otkazuju u poslednjem trenutku diktiraju raspored. Nakon dva nepojavljivanja, treba da počnete da smatrate pacijenta nepouzdanim. Kontaktirajte pacijenta i recite mu da ćete ga obavestiti ako se pojavi slobodan termin, i proverite da li mu taj termin odgovara.

Uradite nekoliko ključnih stvari kako bi obezbedili da vam najvažniji izvor prihoda – vaši pacijenti – budu na stolici i plaćaju za vaše stomatološke usluge. Na taj način, osiguraćete da pacijenti koji se ne pojavljuju, ili oni koji otkazuju u poslednjem trenutku, ne budu krivci za smanjenje vaših prihoda.