Vaše osoblje loše utiče na rad ordinacije? Ili Vi loše utičete na osoblje?

To je prevaziđeni način gledanja na stvari iz drugog ugla. Samo se pravi da te u stvari nije briga i, pre ili kasnije, zbrka će proći. Kad bi samo ova filozofija mogla da se primeni i na zaposlene.

U stvari, verovatnije je da će vaše osoblje – barem oni koji su dobri – jednostavno otići, kao što će otići i dobar deo pacijenata, a onda će se početi da se tanje i prihodi ordinacije. Dok problemi stoje nerešeni, zarada je u škripcu. A „problemčići“ se samo gomilaju. Slab nivo usluge, konflikti, otkaz za otkazom, stres, napetost ... samo se umnožavaju, ali vi i dalje ubeđujete sebe da je to samo prolazna faza. Sve će biti u redu. Volela bih da mogu sa vama da se složim i da vam kažem da ste u pravu, ali niste.

Doduše, problemi sa osobljem predstavljaju veliki izazov. Oslanjate se na zaposlene da bi vaša praksa mogla da funkcioniše. Želite da verujete da oni mogu i da će zaista i raditi u najboljem interesu vašeg posla. To je važan razlog da pažljivo preispitate svoj tim i da se zapitate da li stvarno imate poverenja u njih. Da li se oni drže zadatih standarda kvaliteta na koje ste se vi obavezali?

Ili je vaša ordinacija postala baza onima koji gotovo ništa ne rade da bi se uklopili? Mesto na kojem nema nikakvih novih ideja? Promena? Zašto bi uopšte težili promenama? Zar stvari nisu sasvim u redu takve kakve su? Šta fali situaciji „status quo“?

Minimalan radni učinak postaje „modus operandi“ za vaš tim. Ali, vi ne želite previše da talasate zato što se jedna od njih razume u kompjutere. Pri tom, ona je šef svima ostalima. Prilično je komotna na poslu i neće previše da zamara mozak. Nije skoro radila izveštaje u vezi sa ostalim zaposlenima i njihovim učinkom na poslu ... ali ko će se svega toga setiti...

Bespotrebno je pominjati da za nju nema motivacije da istupi, da se potrudi, da poveća efikasnost, nađe načina da smanji troškove i utiče na povećanje prihoda. Ne ... ona uglavnom samo greje stolicu i što se nje tiče, doktor bi trebalo da bude sretan što ona to tako dobro radi. Ova komotna gospođa diktira ritam i ostalim zaposlenima. Oni vide nju, vide šta ona radi, odnosno šta ne radi. „Kad ona može samo da sedi i ne radi ništa po ceo dan, zašto bih ja naporno radila?“. To je već utvrđeno mišljenje u glavama zaposlenih da se kod Vas ulaže samo neophodni minimum.

Vi sebi jednostavno ne možete da dozvolite da ignorišete probleme u vezi sa osobljem. Problemi ne iščezavaju sami od sebe. Postaju dublji i razorniji. Na kraju nerešeni problemi dovode do lošeg odnosa sa pacijentima i konačno do smanjenja prihoda.

Dobra vest je da većina zaposlenih iskreno želi da radi bolje. Da, komotna šefica i svi oni koji rade onoliko koliko je najmanje moguće ipak postoje, ali većina, i to oni koje želite da zadržite, žele neki izazov na poslu. Oni žele osećaj da su deo nečeg važnijeg od njih samih. Ako uložite malo vremena i resursa i pokažete zaposlenima pravac u kojem želite da se razvijaju, Vi prvi ćete osetiti pozitivne efekte kvalitetnijeg rada osoblja i veće produktivnosti. Štaviše, brzo ćete otkriti da li komotna šefica osoblja i ostali paraziti namerno rade loše ili i njima jednostavno fali Vaše vođstvo i usmerenje. Evo kako da to i postignete.

Nemojte samo popunjavati radna mesta

Znam da je frustrirajuće kada morate da popunite jedno ili dva upražnjena radna mesta, ali obuzdajte nagon da zaposlite bilo koga sa ulice. Uverite se da je osoba čije zaposlenje razmatrate zaista odgovarajuća za to radno mesto pre nego što postane još jedno ime na vašem platnom spisku. Kompjuterizovani testovi i drugi alati koji se nude preko interneta omogućavaju Vam da procenite prijavljene i odredite koji od kandidata u najvećoj meri odgovara i radnom mestu i ordinaciji.

Sama procedura je jednostavna. Kada izaberete nekoliko kandidata u uži izbor, od njih zatražite da odgovore na upitnik. Postoje on-line upitnici koji, kada ih kandidati popune, budu automatski obrađeni pomoću odgovarajućeg softvera, tako da poslodavac nakon svega nekoliko trenutaka dobija statistički pouzdan izveštaj koji mu omogućava da odredi da li je određeni kandidat dobar izbor za određeno radno mesto. To je alat koji na osnovu naučno zasnovane metodologije može poslužiti kao osnova za donošenje ključne odluke o izboru zaposlenog. A u stomatološkoj praksi, svaki izbor zaposlenog je od kritičnog značaja.

Ne dozvolite da budu besposleni

Možda mislite da su oni do sada već i sami ukapirali, ali da li ste Vi ikad zapravo rekli svojim zaposlenima koje su njihove dužnosti i radne obaveze? Razgovarajte sa osobljem i napravite opis radnih zadataka za svakog člana tima. Precizno odredite poslovne aktivnosti za čije je izvođenje zaposleni odgovoran. Opišite znanja i sposobnosti koje zaposleni na svakom radnom mestu treba da ima. Navedite sve dužnosti i obaveze u okviru radnog mesta. Dodelite svakom radnom mestu tačno ime, opis odgovornosti i listu radnih obaveza. Ovaj metod ima za cilj kako da Vama i Vašem osoblju zaista otvori oči, tako i da svakom zaposlenom jasno stavi do znanja šta se od njega na poslu očekuje.

Ne dozvolite da pogađaju šta ste hteli da kažete

Kako pozdravljam stranke kada se javljam na telefon? Na koji način tražim od pacijenta da plati račun? Na koji način da se pacijentu obratim da bih ga ohrabrio da prihvati predloženu intervenciju? Kako da zakazujem termine pacijentima? Obučite svakog člana Vašeg tima. Neki od njih imaju prethodnog radnog iskustva u stomatološkoj praksi, ali to ne znači da su upoznati sa radnim protokolima Vaše ordinacije. Informišite ih. Neki zaposleni su odlični u radu sa pacijentima jedan-na-jedan, ali možda mrze kada moraju pacijente da zovu telefonom. Pomozite im da to prevaziđu, inače će nesvesno uzrokovati gubitak određenog broja pacijenata.

Ne očekujte rezultate preko noći

Nemojte očekivati da ćete videti rezultate ako niste postavili jasne ciljeve i ako ne nadgledate radne aktivnosti. Svaki član tima, od glavnog stomatologa do devojke koja podravlja pacijente na ulasku u ordinaciju, mora da ima zadate merljive ciljeve. Neophodno je postavljanje uopštenih poslovnih ciljeva, zatim onih u vezi sa obimom posla, i onih u vezi sa usavršavanjem zaposlenih – što znači ciljeva za svakog i ciljeva za svaku sferu poslovanja.

Ciljevi treba da su precizno određeni. Na primer, ako želite da obim pruženih usluga bude 80.000 dolara svakog meseca, osoba koja kod vas zakazuje termine pacijentima za ovaj cilj mora da zna. Ta osoba mora da bude svesna kako i koliko termina mora da zakaže da bi bio ispunjen dnevni plan.

Uz jasne i tačno određene ciljeve, vreme je da utvrdite šta možete da očekujete. Ako se efikasno koriste, sistemi vrednovanja radnog učinka zaposlenih obezbeđuju ključne informacije koje su presudne za donošenje važnih odluka koje se tiču osoblja, troškova poslovanja, rukovođenja i ukupnog obima poslovanja ordinacije.

Osim toga, sistemi vrednovanja radnog učinka zaposlenih i redovno izveštavanje o tome pomažu Vam da utvrdite nedostatak motivacije ili odsustvo svesti o ciljevima, što je ranije činilo savršeno okruženje u kojem je tavorila komotna šefica i njeni neambiciozni kompanjoni. Činjenice govore da većina zaposlenih traži izazov, da traži priliku da istraži nove kvalitetnije pristupe poslu, da teži adekvatnom nagrađivanju za pružene rezultate i da želi da se na njih računa.

Kao što smo već videli, zaposleni čiji se rad vrednuje na osnovu objektivnih pokazatelja imaju više poverenja u sam proces vrednovanja. Oni su u stanju da prepoznaju direktnu relaciju između kvaliteta njihovog rada i uspeha stomatološke prakse i konačno da prepoznaju svoj potencijal i mogućnost ličnog ostvarenja.

Ne zadržavajte sve za sebe

Nagradite svoj tim. Slavite uspeh i ohrabrite svakog člana tima ne samo da odrađuje radne zadatke, nego da bude odličan u tome. Inspirišite članove time tako što ćete sa njima podeliti Vašu viziju budućnosti i ciljeve poslovanja i otvoreno pohvalite ostvareni napredak koji zajednički pravite tako što postižete te ciljeve.