Tiha pretnja: pronevere u stomatološkoj ordinaciji i kako ih sprečiti

Iveta Ramonaite, Dental Tribune International

čet. 12 decembar 2024

Podeli

Sačuvaj

Pronevera pogađa više od polovine svih stomatologa u nekom trenutku i često ima razorne finansijske posledice. Više od tri decenije, Dejvid Haris, osnivač i izvršni direktor kompanije Prosperident, bio je na čelu timova u otkrivanju krađe i pomaganju vlasnicima stomatološkoh ordinacija da zaštite svoje poslovanje. Pod njegovim vođstvom, Prosperident je izrastao u vodeću firmu za istraživanje stomatoloških pronevera u SAD. U ovom intervjuu za Dental Tribune International, Haris deli dragocene uvide o identifikaciji i sprečavanju krađe od strane zaposlenih, naglašavajući kritičnu ulogu poverenja i odgovornosti i važnost implementacije robusnih sistema u stomatološke ordinacije.

Dejvid Harris je autor knjige Stomatološke pronevere: Umetnost krađe i nauka kontrole (Tellvell Talent, 2019). (Fotografija: David Harris)

Gospodine Harris, možete li nam reći nešto o sebi i svom putu da postanete vodeći stručnjak za stomatološke pronevere?
U ovaj poziv sam ušao 1989. godine sasvim slučajno. Prijatelj zubar je posumnjao na proneveru i, u očaju, došao je do mene. Znao je da imam istraživačko iskustvo i da sam, iz nekih nesrećnih okolnosti kao tinejdžer, mogao da razumem kako kriminalci razmišljaju.

Brzo sam rešio taj slučaj, ali još nisam odlučio da od toga napravim karijeru. Dve nedelje kasnije, međutim, imao sam termin u svojoj zubarskoj ordinaciji, i pre nego što sam ušao, pogledao sam kroz staklena vrata i video istu ženu koju sam uhvatio dve nedelje ranije kako sedi na recepciji mog zubara. Istrčao sam, pozvao ga i on je postao moj prvi klijent koji je platio moju uslugu.

Od tih skromnih i slučajnih početaka, Prosperident je izrastao u visoko profesionalnu kompaniju sa 25 članova tima koji godišnje obavljaju stotine istraga o stomatološkim proneverama. Mnogi članovi našeg tima imaju specijalističke ekspertize. Na primer, dva člana se fokusiraju na istraživanja ortodontske prakse. Drugi intenzivno rade sa advokatima na parnicama kao što su finansijski sporovi između partnera u stomatološkoj praksi. Neki od naših poslova koji se najbrže razvijaju uključuju proaktivnu pomoć vlasnicima praksi u smanjenju rizika od pronevere.

Tokom proteklih 25 godina, mnogo toga se promenilo u stomatologiji i shodno tome i načinu na koji radimo svoj posao, ali osnove o tome kako ljudi kradu – i oduševljenje koje moj tim i ja osećamo kada rešimo slučaj – nisu se promenile.

Koliko je pronevera rasprostranjena u stomatologiji i koji su neki ključni znaci upozorenja na koje vlasnici ordinacija treba da paze?
Objavljene studije potvrđuju da je skoro 50% stomatologa već bilo žrtve pronevere. Na osnovu razumnih pretpostavki o tome šta se može dogoditi tokom njihove karijere, sigurno je proceniti da će oko 70% stomatologa pre ili kasnije biti pogođeno. Iz naših dosijea predmeta, prosečan iznos ukraden pre otkrića premašuje 100.000 USD (95.070 €*).

Postoji mnogo potencijalnih znakova upozorenja. Neki su finansijski, kao što su neslaganja između bankovnih depozita i naplata evidentiranih u softveru za upravljanje ordinacijom, dok su drugi ponašanja, kao što je zaposleni koji odbija da ide na odmor ili često radi kada je kancelarija zatvorena.

Na osnovu vašeg iskustva, šta motiviše zaposlene u stomatološkoj ordinaciji da izvrše proneveru?
Zaposleni obično kradu iz dva razloga. Neki su vođeni finansijskim očajem. Možda su suočeni sa zavisnošću, razvodom ili medicinskim troškovima. Često su iscrpili svoje mogućnosti zaduživanja i osećaju da nemaju drugog načina da obezbede svoje porodice. Ovi „potrebni“ lopovi često se kaju, ali krađu vide kao jedinu opciju.

Drugi kradu iz pohlepe. Ove osobe veruju da nisu pravilno nadoknađene za svoje talente i kradu da bi zahtevale ono na šta smatraju da imaju pravo. Ovi „pohlepni“ lopovi često upadljivo troše na luksuzne predmete i obično pokazuju malo kajanja jer se osećaju da je to što rade opravdano.

Koje uobičajene greške prave vlasnici ordinacije koje omogućavaju proneveru?
Uspešna pronevera koristi slabosti u sistemima kontrole. Mnogi stomatolozi dozvoljavaju prekomernu koncentraciju finansijskih zadataka na jednog ili dva zaposlena, stvarajući prilike da neko to ukrade i prikrije. Pravilna podela odgovornosti će primorati lopova da se dogovori sa kolegom. To nosi značajan rizik i time odvraća mnoge od pokušaja.

Još jedna uobičajena greška je mešanje delegaciranja sa abdikacijom. Da bi funkcionisali na visokom nivou, stomatolozi moraju delegirati, ali efektivno delegiranje zahteva odgovornost. To znači posvetiti vreme za nadgledanje zadataka i sticanje dovoljno znanja da se potvrdi da su oni ispravno obavljeni. Mnogi stomatolozi izbegavaju ovaj napor, prebacujući zadatke bez nadzora, a to neizbežno vodi do eksploatacije.

Koje mere mogu preduzeti vlasnici praksi da spreče krađu od strane zaposlenih?
Zaštita počinje zapošljavanjem. Mnogi kandidati imaju ličnu istoriju koja bi sprečila zapošljavanje ako bi izašla na videlo. Nažalost, mnoge prakse preskaču vitalne provere pre zapošljavanja, kao što su kriminalističke provere, referentne provere i testiranje na droge.

Zatim, vlasnici ordinacija moraju da osiguraju tačan unos podataka u softver za upravljanje ordinacijom tako što će temeljno pregledati dnevne izveštaje pre nego što napuste kancelariju. Odlaganje pregleda umanjuje njihovu efikasnost. Vlasnici takođe treba da razviju naviku da štampaju sopstvene izveštaje za pregled kako bi izbegli selektivno izveštavanje osoblja.

„Zaštita počinje zapošljavanjem.“

Kritičan mesečni zadatak je finansijsko usklađivanje, upoređivanje ukupnih dnevnih izveštaja sa mesečnim zbirnim izveštajima kako bi se osiguralo da ništa nije uneto posle radnog vremena u pokušaju da se to sakrije. Informacije o načinu izvođenja usklađivanja dostupne su na našoj web stranici.

Konačno, vlasnici ordinacija treba da uporede mesečne naplate o kojima softver izveštava sa stvarnim depozitima.

Pomenuli ste da je ključno zaposliti pravi kadar. Koji koraci za zapošljavanje osiguravaju tim od poverenja?
Angažovanje pravog tima je od suštinskog značaja – ne samo da biste sprečili proneveru, već i zato što Vaš tim predstavlja Vašu praksu u javnosti. Stomatolozi često ne vole da proces zapošljavanja i mogu da idu „kraćim putem“, ali to može imati značajne posledice. Čak i kada se bore da pronađu kvalifikovane kandidate, vlasnici ordinacija bi ipak trebalo da obave detaljne provere pre zapošljavanja kako bi tačno razumeli koga zapošljavaju.

Možete li detaljnije objasniti kako softver za upravljanje ordinacijom može pomoći u sprečavanju krađe od strane zaposlenih?
Većina softvera za upravljanje ordinacijama uključuje sigurnosne funkcije, ali one su često onemogućene jer ih osoblje smatra nezgodnim. Na primer, podešavanja isteka lozinke su obično isključena, ali česte promene lozinke ograničavaju rizik od kompromitovanih akreditiva. Administratorska prava takođe treba da budu ograničena na vlasnike ordinacije, ali često vidimo da su menadžeri i zaposlenici dobili te dozvole. Vlasnici ordinacija treba da pregledaju i konfigurišu bezbednosna podešavanja softvera kako bi osigurali maksimalnu zaštitu.

Kada se sumnja na proneveru, koje korake treba da preduzmu stomatolozi?
Vlasnici ordinacija treba da izbegavaju da svoje sumnje odmah podele sa svojim timom. Ako su njihove sumnje pogrešne, rizikuju da naruše poverenje saradnika. Ako dođe do krađe, upozoravanje lopova daje mu ili njoj priliku da preduzme štetne ili ekstremne radnje kako bi se zaštitio.

Mnogi stomatolozi se obraćaju svojim bliskim savetnicima kao što su računovođe, konsultanti za upravljanje ordinacijama itd., ali ovim profesionalcima često nedostaje stručnost koja je potrebna za rešavanje pitanja pronevere.